CONSEILS SUR LA FAÇON DE PLANIFIER UN VOYAGE D’AFFAIRES

Comment planifier un voyage d’affaires ? Dans le monde numérique d’aujourd’hui, nous pouvons communiquer à travers différents fuseaux horaires en un clin d’œil. Cependant, lorsqu’il s’agit de conclure une affaire importante ou d’entretenir une relation d’affaires solide et durable, rien ne vaut l’interaction en face à face.

Les voyages d’affaires sont toujours aussi importants, et il est tout aussi important pour quiconque effectue un voyage d’affaires de s’y préparer minutieusement. Lorsque vous arrivez à destination détendu et bien préparé, vous êtes mieux armé pour faire bonne impression et vous concentrer sur l’objectif de votre réunion.

La préparation permet à votre esprit de se concentrer sur le moment présent, ce qui vous permet de rester concentré sur l’essentiel lors de cette réunion si importante. Si vous souhaitez affiner votre préparation pour votre prochaine excursion, suivez ces conseils essentiels pour devenir un planificateur de voyage d’affaires efficace.

ORGANISEZ VOTRE VOYAGE D’AFFAIRES

Que votre nom figure sur les documents de voyage ou que vous soyez responsable des déplacements, il est important de bien planifier les voyages d’affaires. Votre première étape doit toujours être de vous familiariser avec la politique de voyage de votre entreprise.

Vous organisez un voyage d’affaires, et non un voyage personnel ou un court séjour. Il est donc essentiel de vous conformer à la politique de votre entreprise.

Ensuite, il est temps de réserver votre voyage. Il peut s’agir d’un voyage en avion, en train, en voiture de location ou même en bateau. Pensez au voyage de porte à porte, en mettant en balance la durée du voyage avec le coût et la commodité. Visualisez les différentes étapes du voyage de A à B.

Tenez compte de détails tels que le temps nécessaire pour se déplacer entre l’aéroport et la gare, le temps nécessaire pour remplir les papiers chez le loueur de véhicules et l’utilité éventuelle d’une consigne à bagages. Utilisez plusieurs sources et différents sites de comparaison, en recherchant les sociétés qui proposent les meilleures offres. Là encore, tenez compte des restrictions budgétaires prévues par la politique de voyage de votre entreprise.

N’oubliez pas les petits détails. L’avion est-il équipé du Wi-Fi pour que vous puissiez travailler en déplacement ? Partir un jour plus tôt vous permettrait-il d’arriver à votre première réunion mieux reposé et préparé ? À ce stade, plus vous vous préparerez soigneusement, plus vous serez confiant et détendu au moment du départ.

CHOISISSEZ VOTRE HÉBERGEMENT

La préparation du voyage d’affaires ne représente, bien entendu, que la moitié du travail. Le choix de l’hébergement le mieux adapté à vos besoins est également essentiel. Si vous n’avez qu’un seul lieu de réunion à atteindre, veillez à réserver un hôtel à proximité – plutôt que de vous laisser séduire par une option plus luxueuse qui pourrait se trouver à 45 minutes de route.

Utilisez les cartes de votre smartphone pour mesurer les distances entre la gare ou l’aéroport et votre hôtel – et n’oubliez pas que les routes et les réseaux de transport sont plus fréquentés à certaines heures de la journée.

Vérifiez les politiques hôtelières de votre entreprise pour voir s’il y a des hôtels préférés – vous pourriez aussi faire une bonne affaire. En ce qui concerne le coût, veillez à comparer les tarifs pour des types d’hébergement similaires et à choisir un établissement dont le prix est raisonnable – certaines entreprises fixent même un coût par jour qui limiterait le choix d’hôtels.

Il est également judicieux de prêter attention aux équipements de l’hôtel. Certains hôtels à vocation touristique peuvent servir le petit-déjeuner trop tard pour vos départs matinaux, et en tant que voyageur d’affaires, vous voudrez probablement bénéficier du Wi-Fi gratuit, d’un service d’étage 24h/24 et de nombreuses prises de courant pour recharger vos appareils.

CRÉEZ UN ITINÉRAIRE DÉTAILLÉ

Votre itinéraire est votre plan directeur pour un voyage d’affaires réussi. Utilisez-le pour garder le contrôle de chaque détail – des horaires de transport et des noms des personnes que vous rencontrez à vos réservations de voyage et à l’adresse de l’hôtel. Assurez-vous de prévoir du temps supplémentaire sur votre itinéraire pour vous détendre, pour les réunions qui ont été retardées ou dépassées, et pour les embouteillages.

FAITES DES RECHERCHES SUR VOTRE DESTINATION POUR UN VOYAGE D’AFFAIRES

Il se peut que vous voyagiez vers une destination que vous connaissez bien et dans laquelle vous vous sentez à l’aise. Ou bien, vous entrez dans un territoire inconnu. Si c’est le cas, il est essentiel de faire des recherches pour éviter tout risque inutile. Par exemple, certaines villes sont réputées pour leurs pickpockets.

Vous devrez donc faire preuve d’une grande prudence lorsque vous garderez dans vos poches des objets importants et coûteux comme des téléphones. En fonction de votre destination, il peut également être prudent de vous renseigner sur la situation politique actuelle de votre destination.